Παραδοσιακών Μέσων Λεκτική Επικοινωνιών

Share

|

Τα περισσότερα από τα άλλα μέσα ενημέρωσης συζητήθηκαν μέχρι αυτό το σημείο ήταν ο τύπος που μπορεί να αντανακλάται στα έγγραφα, το χαρτί, και εικονικές μορφές. Το υπόλοιπο των μέσων ενημέρωσης είναι προσανατολισμένες προφορικά, αλλά συχνά υποστηρίζονται από εργαλεία χαρτί (όπως είναι οι συναντήσεις του καθεστώτος έργο που υποστηρίζεται από την έκθεση για την κατάσταση του έργου). Αυτό το κεφάλαιο επικεντρώνεται στην προφορική πτυχές των μέσων ενημέρωσης, παρά την τεκμηρίωση που την υποστηρίζει. Για όλα αυτά, κάποια μορφή τεκμηρίωσης postdiscussion μπορεί να είναι κατάλληλες.

Ad Hoc Συζητήσεις

Το πιο κοινό μέσο λεκτική επικοινωνία είναι η παραδοσιακή συνομιλία. Είναι συχνά προτείνεται περισσότερη επικοινωνία έργο συνεχίζεται στη μηχανή του καφέ από ό, τι έχει ποτέ διεξαχθεί στις συναντήσεις. Ad hoc συνομιλίες τη διευκόλυνση της κοινωνικής και τις αλληλεπιδράσεις των επιχειρήσεων που κάνουν τα έργα είναι δυνατόν. Συχνά είναι το θεμέλιο πάνω στο οποίο ένα μεγάλο μέρος του έργου είναι χτισμένο. Στόχος τους είναι να καλύψει τα κενά κατανόησης αριστερά από άλλα μέσα ενημέρωσης και να επιβεβαιώσει μια κοινή κατανόηση όλων των πτυχών του έργου στο περιβάλλον.

Τέτοιες συνομιλίες χρησιμοποιούνται όποτε και όπου δύο συμμετέχοντες στο έργο να πληρούν, και έχουν χρησιμοποιηθεί για να αποσαφηνιστούν πληροφορίες του έργου, καθώς και μεμονωμένες ερμηνείες των εν λόγω πληροφοριών. Σε πολλές περιπτώσεις, η σαφήνεια που προέρχεται από μια απλή συνομιλία, στην αίθουσα παρέχει περισσότερο βάθος από ό, τι μπορεί να παραχθεί στην αναλυτική δομή εργασιών. Επειδή δεν έχουν προγραμματιστεί αυτές τις συνομιλίες, ωστόσο, δεν θα πρέπει να προβληθεί και να αποτελέσει ένα key συμπλήρωμα άλλους λόγους σχεδιασμού του έργου ή εργαλεία διευκρινίσεις.

Και πάλι, γιατί αυτές οι συνομιλίες δεν έχουν προγραμματιστεί, το περιεχόμενό τους δεν μπορούν εκ φύσεως να είναι μοιραία. Για τον επικεφαλής του έργου και ομάδα έργου, ωστόσο, ορισμένοι περιορισμοί θα πρέπει να καθοριστεί με το περιεχόμενο αυτών των συνομιλιών. Κάθε φορά που οι συνομιλίες εισέρχονται στο πεδίο δεσμεύσεις προς τον πελάτη, ανακατανομή των πόρων, την τροποποίηση των συμβατικών ρυθμίσεων, ή οτιδήποτε άλλο απαιτείται επίσημη έγκριση, η συζήτηση θα πρέπει να κατευθυνθούν προς μια πιο επίσημη ρύθμιση (όπως η συνάντηση). Άλλοι περιορισμοί (όπως ο περιορισμός σχετικά με τη φύση των συνομιλιών σχετικά με τα άλλα ενδιαφερόμενα μέρη έργου) μπορεί να χειροτονηθεί από την ομάδα του έργου, αλλά μπορεί να είναι πολύ πιο δύσκολο να εφαρμοστεί. Κατευθύνοντας τα μέλη της ομάδας έργου (μόλις γίνετε μέλος της ομάδας έργου) σχετικά με την ορθότητα ορισμένων ad hoc συζητήσεις, είναι ευκολότερο να επιβεβαιώσει τις άλλες διεργασίες που ενθαρρύνουν την εκτενή τεκμηρίωση και παρακολούθηση των υποχρεώσεων κάθε σχεδίου. Αν και ad hoc συζητήσεις θα πρέπει να ενθαρρύνονται, δεν μπορούν να γίνουν τον τελευταίο λόγο σε οποιαδήποτε μακροπρόθεσμη δέσμευση έργου ή προσέγγιση.

Αυτές οι συνομιλίες μπορεί να κάνει ή να σπάσει ένα έργο, ανάλογα με το ύφος τους, τη στάση μέλος της ομάδας προς το έργο, καθώς και το είδος των πληροφοριών που ανταλλάσσονται. Παρά το γεγονός ότι δεν μπορούν να ελέγχονται, θα πρέπει να αντιμετωπιστεί από τον διαχειριστή του έργου στις αρχές του σχεδίου για τη δημιουργία των κατάλληλων ήχο για τέτοιες συζητήσεις, ιδίως όταν πρόκειται για εξωτερικούς παράγοντες.

Συνεδριάσεις

Πολλά σχέδια φαίνεται να περιστρέφονται γύρω από την έννοια ότι οι συνεδριάσεις είναι ο πρωταρχικός μέσο επικοινωνίας, καθώς και όλες οι ζωτικές επικοινωνίες θα λάβει χώρα στις συνεδριάσεις. Μολονότι ο ισχυρισμός αυτός δεν είναι γενικώς αλήθεια, η αντίληψη είναι αυτή που συνδέεται με την ιδέα ότι στις συνεδριάσεις μπορούν να καθορίσουν πώς το σχέδιο και η ομάδα του έργου είναι αντιληπτοί στην δική τους οργάνωση, την οργάνωση των πελατών και τα άλλα ενδιαφερόμενα μέρη.

Συνεδριάσεις προορίζονται ως συλλογής στοιχείων, ανταλλαγής δεδομένων, καθώς και στοιχεία-οργάνωση συνεδρίες. Αυτά προορίζονται για την παραγωγή που δεν είναι κοινή μόνο κατανόηση, αλλά και μια γενική αίσθηση της κατεύθυνσης. Συναντήσεις πραγματοποιούνται κάθε φορά που υπάρχει ανάγκη για την επίτευξη συναίνεσης σχετικά με την ενημέρωση και την ερμηνεία της. Θα πρέπει να χρησιμοποιούνται όταν ένα ενιαίο όραμα για τον τρόπο προσέγγισης του έργου ή ένα έργο ζήτημα είναι κρίσιμο (σε αντίθεση με τις περιπτώσεις κατά τις οποίες το όραμα ή την προσέγγιση ενός ενιαίου ατόμου θα οδηγήσουν το θέμα). Μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την παραγωγή της κατανόησης ή όταν υπάρχει ανάγκη για αμοιβαία συμμετέχουν στην ανάπτυξη των παραδοτέων.

Οι στόχοι της κάθε συνάντησης θα πρέπει να ορίζονται σαφώς. Είναι σημαντικό να οριοθετηθούν τα συγκεκριμένα παραδοτέα και τα χειροποίητα αντικείμενα που θα δημιουργούνται από το τέλος της συνεδρίασης, προκειμένου να επικεντρωθεί προσπάθειες για να τα εκθέματα.

Οι προσεγγίσεις για την εργασία σε μια τέτοια ομάδα ρυθμίσεων είναι ευρέως ποικίλες. Οι περισσότεροι θα συνεπάγονται σημαντικά το συντονισμό της ομάδας και των δεξιοτήτων διευκόλυνση. Η διευκόλυνση πρέπει να περιέχει μια επανάληψη της συνεδρίασης του παραδοτέου (ες) και ο εντοπισμός εκείνων των ατόμων παρόντες στη συνάντηση που μπορούν να συμβάλουν άμεσα. Ο βασικός ρόλος του διαμεσολαβητή είναι να διασφαλίσει ότι η ατζέντα είναι καλύψει εμπεριστατωμένα και ότι όλα τα θέματα της συνεδρίασης ήταν να απευθύνονται.

Ο διαχειριστής του έργου μπορεί να λάβει σχετικά με ποικίλους ρόλους σε αυτή τη ρύθμιση. Ο διαχειριστής του έργου μπορεί να κληθούν να υπηρετήσουν ως διαμεσολαβητής, λεπτό-κτήτορας, και συμμετέχων. Ανεξάρτητα από την αποτελεσματικότητα του διαχειριστή έργου, κανείς δεν μπορεί να χρησιμεύσει σε όλους αυτούς τους ρόλους ώστε να μη μειωθεί τουλάχιστον ένα από αυτά. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι διαχειριστές του έργου μπορεί να θέλουν να προσλαμβάνουν επαγγελματίες για να χρησιμεύσει στους ρόλους που δεν βλέπουν ως μέρος των πλεονεκτημάτων τους. Επαγγελματίες διαμεσολαβητές ή αρχειονόμοι μπορεί να κρατήσει τη συνάντηση κινείται προς τα εμπρός, επιτρέποντας τον διαχειριστή του έργου να εστιάσει στο έργο και τις ανησυχίες που εγείρει.

Επίσης, εάν η συνάντηση περιλαμβάνει ένα εκτεταμένο σώμα της εξ αποστάσεως συμμετέχοντες, ορισμένα είδη δραστηριοτήτων που μπορεί να αποδειχθεί αδύνατη χωρίς τη χρήση της εικονικής Λευκοί ή other Internet που υποστηρίζονται από διαδραστικές οθόνες. Εάν η συνάντηση θα περιλαμβάνει την ανάπτυξη της κάθε εκτεταμένη γραφικά αντικείμενα, οι τρόποι συμμετοχής που θα χρησιμοποιηθούν από απομακρυσμένους συμμετέχοντες θα πρέπει να εξετάζονται πριν από την έναρξη της συνεδριάσεως.

Συνεδριάσεις μπορεί να διαρκέσει λίγες ώρες ή ημέρες. Ο προσδιορισμός σχετικά με τη διάρκεια θα πρέπει να αντανακλά το μέγεθος και την πολυπλοκότητα των παραδοτέων συνεδρίαση ». Εάν η συνάντηση είναι να παράγει συγκεκριμένα αποτελέσματα για την κατανάλωση του πελάτη, μπορεί να αξίζει αρκετές ημέρες του χρόνου των συμμετεχόντων. Αν είναι να παράγει κατανοήσουμε ποιοι είναι να εργαστεί για συγκεκριμένα στοιχεία του έργου, 30 λεπτά μπορεί να αρκεί.

Σε ορισμένους οργανισμούς, η φοίτηση συνάντηση θεωρείται ως ένδειξη τιμής. Έτσι, προσκλήσεις συνάντηση μπορούν να γίνουν πολιτικά φορτισμένη, επειδή ορισμένοι αντιπρόσωποι θα θελήσουν να καλείται απλώς να επιβεβαιώνουν την πολιτική θέση τους στον οργανισμό (-ους). Σαφή κριτήρια πρέπει να καθοριστούν για τα οποία πρέπει να παρίστανται στις συγκεκριμένες συναντήσεις, η οποία επιτρέπει μια σαφή αιτιολόγηση για τη λίστα συμμετεχόντων.
Ως μια συνάντηση εξελίσσεται, τεκμηρίωσης θα πρέπει να αναπτυχθούν. Μετά την συνάντηση τελειώνει, ότι τα έγγραφα θα πρέπει να επεξεργαστεί τη σαφήνεια και να διαδοθούν σε όλους τους συμμετέχοντες για τις επιδόσεις τους.

Παρουσιάσεις

Παρουσιάσεις είναι ευκαιρίες για να ανταλλάσσουν πληροφορίες με ένα ευρύ κοινό. Είναι συχνά χρησιμοποιείται για να πωλήσει μια προοπτική ή να προκαλέσει υψηλότερα επίπεδα στήριξης. Παρουσιάσεις έχουν σχεδιαστεί για να πείσει. Οι παρουσιάσεις μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να επικοινωνούν πρόθεση ή δράσεις "πάνω" του οργανισμού σε υψηλότερα κλιμάκια της διοίκησης. Μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την παροχή πληροφοριών to peer επίπεδα εντός του οργανισμού ή για την παροχή κατάρτισης ή / και κατεύθυνση προς τα μέλη της ομάδας, οι τελικοί χρήστες, ή σχεδόν κανένα κοινό.
Παρουσιάσεις θα πρέπει να επικεντρώνονται ή πρόθεση, και ότι η πρόθεση πρέπει να εκφράζεται με σαφήνεια στο ακροατήριο κατά την έναρξη της παρουσίασης. Το κοινό πρέπει επίσης να δοθεί μια σαφής αίσθηση της ημερήσιας διάταξης για την παρουσίαση και το χρονοδιάγραμμα. Τα στοιχεία αυτά επιτρέπουν στα μέλη θεατές να παρακολουθούν την πρόοδό τους μέσα από την εμπειρία παρουσίασης. Παρουσίαση του περιεχομένου και ο τόνος θα πρέπει να σέβεται, αναγνωρίζοντας τους συμμετέχοντες και τη δέσμευσή τους του χρόνου στην παρουσίαση. Εάν τα δεδομένα παρουσιάζονται χρησιμοποιώντας λογισμικό παρουσίασης (π.χ., PowerPoint ή Freelance), οι πληροφορίες πρέπει να διατηρούνται σε ένα λογικό επίπεδο σε κάθε διαφάνεια. Εάν υπάρχουν περισσότερες πληροφορίες από ό, τι μπορεί λογικά να υποβληθεί μέσω του λογισμικού παρουσίασης, φυλλάδια θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί για να αυξήσει την παρουσίαση. Παρουσίαση λογισμικού είναι ένα γενικώς αποδεκτό πρότυπο για παρουσιάσεις, αλλά δεν είναι καθόλου απαιτείται. Μερικές παρουσιάσεις μπορούν να διεξαχθούν χωρίς αυτή την υποστήριξη. Αν το λογισμικό παρουσίασης χρησιμοποιείται, ο παρουσιαστής πρέπει να είναι εξαιρετικά προσεκτικοί ώστε να μην απλή ανάγνωση των διαφανειών κατά λέξη. Ενώ η
διαφάνειες μπορεί να παρέχει καθοδήγηση και κατεύθυνση για την παρουσίαση του έργου, θα πρέπει να αυξήσει το λεκτικό παρουσίαση, αντί καθρέφτη του. Παρουσιάσεις είναι καλή υποδοχή όταν παρέχουν πληροφορίες κατά τρόπο σαφή και αξέχαστες.

Ενημέρωση Συντακτών

Λίγοι περιβάλλοντα είναι οι εξαντλητικές για ένα project manager και όταν αυτός ή αυτή πρέπει να αντιμετωπίσει τα μέσα μαζικής ενημέρωσης. Οι ενημερώσεις Τύπου που πραγματοποιήθηκε για την ενημέρωση των μελών του στα μέσα ενημέρωσης σχετικά με το καθεστώς ενός έργου, το περιβάλλον του, ή την υποστήριξη της οργάνωσης. Έχουν σκοπό να παρουσιάσει την οργάνωση του σχεδίου (ή φιλοξενίας οργάνωση) με τον καλύτερο δυνατό φως. Οι ενημερώσεις Τύπου που πραγματοποιήθηκε όταν ένα έργο ή την επίπτωσή της είναι αρκετά σημαντικό ότι οι εκστρατείες ενημέρωσης χρησιμοποιώντας τα μέσα μαζικής ενημέρωσης είναι κατάλληλα. Θα πρέπει να πραγματοποιηθεί όταν το έργο έχει επιτευχθεί επαρκής αναγνώριση ότι η προοπτική της οργάνωσης του έργου σχετικά με την προσπάθεια που θεωρούνται δημοσίου συμφέροντος. Ότι η αναγνώριση μπορεί να είναι θετικό ή αρνητικό χαρακτήρα, και μπορεί να είναι ενεργή ή χημικής αντίδρασης, ανάλογα με τη φύση της οργάνωσης του έργου.

Το θέμα για μια συνέντευξη Τύπου θα πρέπει να καθορίζονται πολύ πριν από την ενημέρωση για να εξασφαλίζει ότι η σωστή πληροφόρηση είναι κοινή και κάθε πληροφορία ότι ο οργανισμός δεν θέλει να μοιραστεί είναι σαφώς καθορισμένη για εκείνους που φιλοξενεί την ενημέρωση. Τα μέλη των μέσων μαζικής ενημέρωσης δίνονται συχνά "kits πατήστε" σε αυτές τις συγκεντρώσεις, τονίζοντας την εταιρική ιστορία, γενικές πληροφορίες, τις προηγούμενες ανακοινώσεις τύπου, καθώς και επαγγελματικές κάρτες σε πρόσωπα επαφής ». Οι οργανωτικές εκπρόσωπος (μερικές φορές, ο επικεφαλής του έργου) θα πρέπει να ανοίξει με μια δήλωση σχετικά με τη φύση του έργου και την έκδοση (ες) που έφερε το σχέδιο στο δημόσιο μάτι. Η δήλωση θα πρέπει να προκαταλάβει τυχόν απορίες, αντιρρήσεις, ή ανησυχίες που μπορεί να αυξηθεί. Αν ραδιοτηλεοπτικών μέσων είναι παρόντες, θα πρέπει να εξεταστεί σε φράσεις, σκέψεις, ή αναφορές που μπορεί να υποβληθεί σε 8 - 20 δευτερολέπτων τμήματα (κλασικό "ήχο δαγκώνει»).

Μια συνέντευξη Τύπου, δεν χρειάζεται να περιλαμβάνει αναγκαστικά ερωτήσεων και απαντήσεων περιόδους, αλλά να έχετε κατά νου ότι τα περισσότερα μέλη των μέσων θα έχουν ερωτήσεις. Αν και η εκπρόσωπος του δεν είναι υποχρεωμένη να απαντήσει σε αυτά τα ερωτήματα, η αδυναμία να ανταποκριθεί είναι μερικές φορές ερμηνεύεται ως έλλειψη συνεργασίας ή ως ένδειξη αποπλάνηση. Σε περιπτώσεις όπου off-the-κόλαφος απαντήσεις μπορεί να είναι επικίνδυνο, είναι απολύτως κατάλληλα για να προσφέρουν να κάνουν συμπληρωματική έρευνα και να ανταποκριθεί σε μεταγενέστερο χρόνο. Η πιο αποτελεσματική ομιλητές θα προσδιορίσει το χρόνο χορήγησης των πρόσθετων πληροφοριών που θα είναι διαθέσιμες και πώς θα διατεθούν. Σε περίπτωση που "δεν σχόλιο" είναι η κατάλληλη απάντηση, εναλλακτικά μέσα για να καναπές αυτή η φράση μπορεί να είναι πολύ αποτελεσματική και μπορεί να αφήσει εκπροσώπων των μέσων ενημέρωσης με κάτι δυνάμενος να αναφερθεί. Λέγοντας "Αυτό δεν θα είναι η ώρα να προσφέρουμε σχολιάσω κάτι αυτής της φύσης," που συνοδεύεται από μια επανάληψη του το βασικό σημείο της ενημέρωσης παρέχει ο παρουσιαστής την ευκαιρία να τονίσω τι είναι σημαντικό.

Πιέστε ενημερώσεων είναι εν δυνάμει ασταθείς καταστάσεις, αλλά είναι η οργάνωση υποδοχής να ελέγχει. Απλές σκέψεις (όπως ο καφές το πρωί και άνετη διάταξη των καθισμάτων), μπορεί να πάει πολύ μακριά για να εκτονώσει μια δυνητικά εχθρικό ακροατήριο. Σαφείς κανόνες συμπεριφοράς και της δέσμευσης μπορεί να ελαχιστοποιήσει επίσης, στο ενδεχόμενο της συνόδου φαίνεται να είναι εκτός ελέγχου και τα περισσότερα που μπορούν να γίνουν για να εξασφαλιστεί μια θετική στάση και μια μακρόπνοη προοπτική, ο καλύτερος.

---