Closeout ατζέντα συνεδριάσεων / Βασικά ημερήσια διάταξη της συνέλευσης Review

Σκοπός

Έργο συναντήσεις closeout, όπως και συναντήσεις kickoff έργου, μπορεί να είναι εσωτερικά ή εξωτερικά. Η εξωτερική συνεδρίαση closeout έχει σχεδιαστεί για να επιβεβαιώσει ότι έχουν τα παραδοτέα του πελάτη έχουν παραχθεί και έγινε δεκτή, ενώ η εσωτερική συνάντηση closeout έχει σχεδιαστεί για να εξασφαλίζουν ότι έχουν διοικητικά ζητήματα έχουν αντιμετωπιστεί και ότι οι οργανωτικές πόροι είναι ελεύθεροι να επιστρέψουν σε άλλα καθήκοντα τους. Η ημερήσια διάταξη για κάθε εξαίρεση πρέπει να τροποποιηθεί ώστε να εξυπηρετεί την ορθή σκοπό.

Εφαρμογή

Οι συναντήσεις που χρησιμοποιείται για την ελαχιστοποίηση της πιθανότητας ότι τα εκκρεμή ζητήματα του σχεδίου θα επιφάνεια αργότερα, όταν οι πόροι δεν είναι πλέον διαθέσιμα για το έργο εντός του οργανισμού. Χρησιμοποιούνται με τον πελάτη για να χρησιμεύσει ως την οριστικοποίηση πράξη, ισχυριζόμενη ότι, μετά τα θιγόμενα θέματα συνεδρίασης, το σχέδιο θα κλείσει επισήμως έξω. Η ημερήσια διάταξη για τις συνεδριάσεις αυτές θα πρέπει να διαβιβάζονται στον πελάτη ή / και η ομάδα πολύ πριν από τη συνεδρίαση για να δοθεί χρόνος για τις αλλαγές και τις εναλλακτικές λύσεις που θα υποβληθούν. Επειδή η συνάντηση είναι τυπική πράξη (συχνά συμβατική υποχρέωση), η ημερήσια διάταξη υπόκειται στον έλεγχο πριν από τη χρήση.

Περιεκτικότητα

Closeout συνεδριάσεων και η ημερήσια διάταξη θα πρέπει να επικεντρώνεται στην αποδοχή. Το περιεχόμενο της συνάντησης θα πρέπει να κατευθύνεται στην οποία δηλώνεται ότι έχουν όλα τα πακέτα εργασίας στο πλαίσιο της WBS έχουν κλείσει και ότι όλα τα παραδοτέα έχουν δεόντως διαβιβαστεί στον πελάτη. Εξωτερικές συνεδριάσεις closeout μπορεί επίσης να περιλαμβάνει μια προσπάθεια να πάρουν την υπογραφή του πελάτη σχετικά με τα έγγραφα παραλαβής. Η εξωτερική συνεδρίαση closeout είναι κανονικά κατείχαν πριν από την εσωτερική συνάντηση closeout.

Δείγμα Εξωτερικές συμμετέχοντες Ατζέντα Closeout Συνάντηση: (ονόματα / Οργανισμοί)

(Αυτό θα περιλαμβάνει την εσωτερική ή εξωτερική πελάτη, καθώς και τα βασικά μέλη της ομάδας σε ερωτήσεις τομέα όσον αφορά τις επιδόσεις του έργου ή αποτελέσματα.)

Ημερομηνία:

Ώρα: Τόπος:

1.0 Επισκόπηση έργου

Η επισκόπηση του έργου θα πρέπει να παρέχονται από το διαχειριστή του σχεδίου ή που ορίζεται από αυτόν. Θα πρέπει να είναι μια σύντομη ανάλυση του τι έχει παραδοθεί στον πελάτη.

2.0 Σύνοψη των Παραδοτέων

Η σύνοψη πρέπει να περιέχει λεπτομέρειες σχετικά με το ποιος τα παραδοτέα μεταφέρθηκαν και οι οποίοι αναγνώρισαν την αποδοχή. Τυχόν αποκλίσεις από τις προδιαγραφές που θα πρέπει να προσδιορίζονται σαφώς, καθώς και η αρχή που αποδέχθηκαν τις αποκλίσεις.

Έργο 3,0 Αποδοχή

Αν ο πελάτης (εσωτερικά ή εξωτερικά) δεν το έχει ήδη πράξει, θα πρέπει να κληθεί να υπογράψει σχέδιο τεκμηρίωση αποδοχής. Αυτό θα ολοκληρώσει ούτε το έργο ή να αυξήσει την τελευταία στιγμή τα ζητήματα προς επίλυση. Αν υπάρχουν τελευταίας στιγμής ζητήματα, ο διαχειριστής έργου μπορεί να συντάξει amendment στο document αποδοχή που δείχνουν ότι κατά τον τελικό στοιχεία δράσης που απευθύνεται, το σχέδιο θα πρέπει να θεωρούνται "αποδεκτή" από τον πελάτη.

4.0 Τα επόμενα βήματα

Στις περισσότερες σχέσεις του έργου, υπάρχουν ευκαιρίες για συνέχιση της εργασίας ή συμπληρωματική δραστηριότητα που συνδέεται με το σχέδιο. Αν αυτές οι ευκαιρίες που υπάρχουν (ή μπορεί να υπάρχει), ο επικεφαλής του έργου θα πρέπει να τους εντοπίσει κατά τη διάρκεια της συνάντησης closeout για περαιτέρω δράση.

5.0 Δράση στην αναθεώρηση

Ο διαχειριστής του έργου θα πρέπει να παρουσιάζονται συνοπτικά τα στοιχεία δράσης που συγκεντρώθηκαν κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης και να παρέχει μια σύνοψη των εν λόγω απαιτήσεων. Αυτές θα είναι τελικά να συνδεθεί με τη δράση σημείο μητρώο.

Δείγμα ατζέντα εσωτερικής Συνάντηση Closeout

Συμμετέχοντες: (Όνομα / Οργανισμοί)

(Αυτό δεν θα περιλαμβάνει τον πελάτη, αλλά πρέπει να περιλαμβάνει τα βασικά μέλη ομάδας από όλες τις πτυχές του έργου. Ανάλογα με το πολιτιστικό έργο, τους υπεργολάβους του έργου μπορεί να είναι ή δεν είναι δυνατόν να κληθούν να συμμετάσχουν.)

Ημερομηνία:

Ώρα: Τόπος:

Έργο 1,0 Οργάνωση

Η επισκόπηση του έργου θα πρέπει να παρέχονται από το διαχειριστή του σχεδίου ή που ορίζεται από αυτόν. Θα πρέπει να είναι μια σύντομη ανάλυση του τι έχει παραδοθεί στον πελάτη και την επιτυχία της προσέγγισης.

2.0 Σύνοψη των Παραδοτέων

Αυτό πρέπει να περιλαμβάνει λεπτομέρειες σχετικά με το ποιος τα παραδοτέα μεταφέρθηκαν και οι οποίοι αναγνώρισαν την αποδοχή. Τυχόν αποκλίσεις από τις προδιαγραφές θα πρέπει να προσδιορίζονται σαφώς, καθώς και η αρχή που αποδέχθηκαν τις αποκλίσεις.

3,0 Lessons Learned Project

Ο διαχειριστής του έργου ή μεσολαβητής πρέπει να οδηγήσει την ομάδα στην ανάπτυξη διδαγμάτων (βλέπε επόμενο τμήμα).

4.0 Τα επόμενα βήματα

Στις περισσότερες σχέσεις του έργου, υπάρχουν ευκαιρίες για συνέχιση της εργασίας ή συμπληρωματική δραστηριότητα που συνδέεται με το σχέδιο. Αν αυτές οι ευκαιρίες που υπάρχουν (ή μπορεί να υπάρχει), ο επικεφαλής του έργου θα πρέπει να τους εντοπίσει και να προσδιορίσει τους πόρους που whomay ή δεν μπορούν να συμμετέχουν σε οποιαδήποτε συμπληρωματική δραστηριότητα.

Προσεγγίσεις

Κάθε έργο έχει κάποιο μέτρο της επιτυχίας. Ένα βασικό συστατικό στοιχείο της συνεδρίασης closeout έργου είναι ο προσδιορισμός αυτής της επιτυχίας. Ακόμη και τα σχέδια όταν οι σχέσεις με τον πελάτη έχουν βασανιστεί περιλαμβάνει ορισμένες πτυχές που μπορεί να θεωρηθεί επιτυχής. Κλείνοντας με επιτυχία στο both την εσωτερική και την εξωτερική συνεδριάσεις closeout χτίζει την ελπίδα ότι τα μέλη της ομάδας έργου και οι πελάτες θα θέλουν to continue τη σχέση με τον διαχειριστή του έργου και την οργάνωση του έργου.

Κρίσεις

Είναι μερικές φορές δύσκολο να διατηρήσουν τα μέλη της ομάδας αρκετό καιρό για να συμμετάσχει στις δραστηριότητες closeout συνδέονται με το έργο. Κινήτρων που συνδέονται άμεσα με τη συμμετοχή closeout είναι μερικές φορές ο μόνος τρόπος για να εξασφαλιστεί ότι θα εξακολουθήσουν να διατίθενται για την εμπειρία. Επίσης, επειδή τέτοιες συναντήσεις έρχονται σε μια εποχή που τα περισσότερα από τα αναγκάζοντας εργασιών του έργου έχει ολοκληρωθεί, το αίσθημα της πλήξη μερικές φορές μπορεί να αναλάβει. Ο ρόλος του διαχειριστή του έργου, ως μαζορέτα σπάνια είναι τόσο σημαντικό όσο είναι στη συνεδρίαση closeout έργου. Ολοκληρώνεται σχέδια για μια θετική σημείωση χρησιμεύει για να επιβεβαιώσουν την ομάδα των εισφορών τους, καθώς και τη σοφία του πελάτη κατά την επιλογή της οργάνωσης του έργου στην πρώτη θέση.

ένα άρθρο που υπέβαλε η Joel Litherald