Οι περισσότερες περιγραφές εργασίας περιλαμβάνουν μια απαίτηση για αποτελεσματική δεξιότητες επικοινωνίας, τόσο σε προφορική και γραπτή. Δυστυχώς, πολλοί άνθρωποι το βρίσκουν δύσκολο να εκφράσουν τις ιδέες τους σε χαρτί, και, συνεπώς, να επικοινωνούν αποτελεσματικά τόσο εντός όσο και εκτός των οργανώσεών τους. Εδώ είναι μερικές προτάσεις για τη βελτίωση των δεξιοτήτων γραφής σας:
-
Σκεφτείτε προτού να γράψετε. Θα μπορούσατε, τι χρειάζεστε για να επικοινωνούν καλύτερα να εκφράσει προφορικά; Από τους σημαντικότερους λόγους για γραπτή τεκμηρίωση είναι: μια important απόφαση πρέπει να γίνει? You with κάνουμε ένα πολύπλοκο ζήτημα · το υλικό θα πρέπει να μελετηθούν πριν μία απόφαση γίνεται.
-
Γράψτε το υλικό σας με μια λογική αλληλουχία:
-
Στην αρχή, αναφέρει το λόγο για τον οποίο γράφτηκε.
-
Στη συνέχεια, ειδικά στην περίπτωση του σημείωμα δράσης, αφήστε όλα τα άτομα που διαβάζουν το έγγραφο γνωρίζουν τι αναμένεται από αυτούς.
-
Τέλος, να παρέχουν τις πληροφορίες που απαιτούνται από τους αναγνώστες.
-
Να είναι σύντομη και μέχρι το σημείο - κλειδί ιδέες σας θα πρέπει να διακρίνονται εύκολα.
-
Αρχίσω με να αφήσει τους αναγνώστες γνωρίζουν την αξία του σημειώματος σας. Δελεάσει τους με τις εισαγωγές, όπως «Η έκθεση αυτή θα αποκαλύψει το πώς η εταιρεία μπορεί να εξοικονομήσει μέχρι και 15 εκατομμύρια δολάρια!"
-
Προσπαθήσουμε να δώσουμε ένα θετικό γύρισμα στο μήνυμά σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να κάνετε μια δήλωση όπως «Η πολιτική της εταιρείας απαιτεί να μην καπνίζετε μέσα στο κτίριο" μια πιο θετική δήλωση λέγοντας, "Είστε ευπρόσδεκτοι να καπνίζουν στην αυλή."
-
Δείτε τους αναγνώστες γιατί τα πλεονεκτήματα που θα έχουν αντίκτυπο σε αυτήν. Μετατρέποντας ένα "εγώ" σε έναν "εσύ" μπορεί να κάνει συχνά αυτό. Για παράδειγμα, "Ξέρω ότι μπορούμε να προσφέρουμε σημαντικά πλεονεκτήματα έναντι του ανταγωνισμού μας" μπορεί να αλλάξει σε "Θα είμαστε στην ευχάριστη θέση να επιδείξει τα οφέλη που θα λάβετε."
-
Ας τους αναγνώστες σας γνωρίζουμε ανά πάσα στιγμή να έχετε μια έντονη αίσθηση του τι τους ανάγκες. Αυτό θα τους δώσει κίνητρα να λάβει τα μέτρα που χρειάζεστε.
-
Κρατήστε τις σκέψεις σύντομη, ειδικά το πρώτο. Αν το υλικό που φαίνεται εύκολο να το διαβάσετε, οι δικαιούχοι θα μπει στο κρέας του εγγράφου πριν το ξέρουν. Μεταβάλει το μήκος των παραγράφων καθ 'όλη τη κομμάτι, αλλά προσπαθήστε να κρατήσετε όλες σχετικά σύντομη.
-
Αποφύγετε την απόφραξη του εγγράφου σας με λεπτομέρειες. Αποθηκεύστε υπόβαθρο και τεχνικό υλικό για τα συνημμένα ή των προσαρτημάτων. Συναγερμού τους αναγνώστες σας να την ύπαρξή τους με αναφορά σε αυτά: "Βλέπε Προσάρτημα Α."
-
Χρησιμοποιήστε απλή γλώσσα και να αποφευχθεί η ορολογία, αν δεν αποτελεί μέρος της συνήθους λεξιλογίου τους αναγνώστες σας ».
-
Αποφεύγονται οι επαναλήψεις. Επιστήσει την προσοχή σε σημαντικές ιδέες από τη μορφοποίηση και τοποθέτηση μέσα στο έγγραφο.
-
Αποστέλλει αντίγραφα στις σχετικές συναδέλφους μόνο. Οι άνθρωποι που λαμβάνουν αντίγραφα χωρίς αναμένουν τους θα είναι σε σύγχυση και να έχετε την υποψία του παίζοντας πολιτικής θητείας.
-
Μοντέλο γραφή σας σε εξαιρετικά παραδείγματα. Να κάνουν αντίγραφα της γραφής που σας εντυπωσιάζει και να τους κρατήσει σε αρχείο.
-
Αποφεύγεται η μεροληψία των δύο φύλων στο γράψιμο. Οι ακόλουθες τεχνικές είναι χρήσιμες κατά την αντιμετώπιση των δύσκολων "αυτός" το πρόβλημα:
-
Χρήση πληθυντικού θέματα. Για παράδειγμα, "Ο διαχειριστής θα πρέπει να συνεδριάζει τακτικά με τους πωλητές του" θα μπορούσε να εκφραστεί ως "Διευθυντές πρέπει να συνεδριάζει τακτικά με τους πωλητές τους."
-
Χρησιμοποιήστε πληθυντικό ή ουδέτερες αντωνυμίες. Για παράδειγμα, "Κανένας άνθρωπος δεν είναι νησί» θα μπορούσε να γίνει «Κανείς δεν είναι ένα νησί,» ή ακόμα «Δεν είμαστε νησιά."
-
Χρησιμοποιήστε ουδέτερη γλώσσα, αντί της ενικό αντωνυμίες. Για παράδειγμα, "Ρωτήστε αυτόν που γνωρίζει" θα μπορούσε να γίνει "Ζητήστε από το άτομο που ξέρει."
-
Αποφύγετε κτητικές αντωνυμίες. Για παράδειγμα, "Ο διαχειριστής θα πρέπει να πει στους ανθρώπους του" θα μπορούσε να εκφραστεί ως "Ο διευθυντής πρέπει να ενημερώσετε το προσωπικό."
-
Γράψτε σαν να μιλάτε με τους συναδέλφους σας. Ο ομιλητικός στυλ είναι πιο προσιτή και ευανάγνωστη από μονοκόμματο, επίσημη γλώσσα.
-
Διαβάστε το έργο σας δυνατά για να δείτε αν ακούγεται σωστό. Κάντε τις αλλαγές, αν είναι αναγκαίο, και να το διαβάσει δυνατά ξανά μέχρι να λειτουργεί.